Gestão de imóveis: 10 práticas para otimizar a sua imobiliária

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20/02/2020

10 boas práticas para otimizar a gestão de imóveis na sua imobiliária

O setor imobiliário é um ramo que envolve muitas negociações como compra, venda, locação, gerenciamento de condomínios e processos de financiamento de imóveis. Por conta desses diversos serviços, a atuação na área acaba trazendo muita complexidade e seriedade para realizá-los, afinal existe muita burocracia envolvida.

Com isso, o mercado imobiliário vive sofrendo altos e baixos, tornando indispensável a aplicação de uma gestão de imóveis. É como se fosse uma solução para as surpresas do mercado imobiliário que podem atingir a empresa.

Se você tem dúvidas sobre como funciona uma gestão imobiliária, continue por aqui e veja 10 boas práticas que podem ajudar nessa tarefa e trazem ótimos resultados para a sua imobiliária. Vamos lá?

Como aplicar a gestão de imóveis na sua imobiliária?

Primeiramente, vale destacar que todos os processos que envolvem uma negociação em imobiliárias, como contratos de compra e venda de imóveis, e até mesmo locação, requerem uma série de documentos e burocracia para seguir os requisitos da lei e, também, para trazer certa segurança para as partes envolvidas no negócio.

Para garantir o desenvolvimento da sua imobiliária nesse quesito, o ideal é aplicar ferramentas de gestão. Uma gestão imobiliária é um conjunto de práticas que ao serem aplicadas têm o intuito de manter o crescimento sustentável e constante de uma organização.

Sendo assim, é muito importante aplicar a gestão de imóveis para otimizar os processos e conseguir resultados favoráveis. Entre eles redução de gastos, erros e de tempo para realização das tarefas. Veja 10 práticas que podem agregar à gestão!

1. Organize a carteira de clientes

Criar uma carteira de clientes é uma ótima técnica para saber exatamente quem é o seu público, mapear as respectivas necessidades de cada um deles e conseguir direcionar o atendimento, ficando atento aos compromissos e aumentando as chances de fechar novos e bons negócios.

Portanto, é muito importante saber organizar essa carteira de clientes, pois, se estiver uma bagunça, de nada adiantará essa estratégia. Dessa forma, a primeira coisa a ser feita é sempre atualizar as informações dos clientes de forma contínua, trazendo dados cadastrais e meios para contato com a pessoa.

Você pode também separar os clientes por categoria, utilizando diferentes perfis e situações para os dividir. Com isso, consegue identificar facilmente cada cliente de acordo com o rumo que a negociação com ele está tomando.

Essa divisão pode ser feita da seguinte forma: clientes ativos, clientes inativos, ex-clientes, e os chamados prospects, que são as pessoas que demonstram interesse pela sua empresa ou em realizar algum negócio com você.

Os clientes inativos ou ex-clientes podem até ser excluídos após a separação por categorias, para que você limpe sua base de dados e consiga manter apenas aqueles contatos que são possíveis compradores ou locatários.

2. Mantenha documentação agrupada e atualizada

Como já foi dito, todo processo em uma imobiliária envolve uma série de documentos. Sendo assim é muito importante que a empresa mantenha toda essa documentação organizada e devidamente atualizada.

O controle de documentos é parte essencial da gestão, que precisam estar organizados para garantir melhor fluxo e localização rápida de documentos, além de evitar extravios e danos aos registros importantes.

Para isso, você deve ter sempre em mãos os documentos, relacionados ao inquilino e ao fiador ou seguro-fiança em casos de locação de imóveis, bem armazenados e ordenados. O ideal é organizar o controle de documentos físico e digital.

Já sobre o imóvel é importante garantir uma regularidade com os documentos. Confira se os débitos municipais estão em dia, se a matrícula do imóvel está de acordo, bem como outras informações.

Se em algum momento for necessário apresentar alguns desses dados, a tarefa se torna bem mais fácil, afinal de contas, você saberá exatamente onde encontrar e isso otimizará o tempo que se leva para resolver algum problema.

3. Fique atento aos prazos envolvendo contratos

Para manter uma boa gestão, é muito importante ter noção dos prazos dos contratos. Após serem firmados, é necessário que se tenha em mente quais os prazos relacionados com a extinção ou renovação desses contratos.

Assim como, cuidar do andamento do pagamento de alguma parcela, no caso de locação, ou da quitação de impostos devidos. Para isso é fundamental manter um controle sistemático por meio de softwares e atualizá-lo frequentemente.

Dê prioridade para contratos com prazos mais próximos de serem encerrados, pois, merecem a devida atenção. Para ter atenção a esses prazos é necessário um certo planejamento, pois evita que sejam perdidos ou que o contrato fique em situação irregular.

Um contrato de locação tem prazos mais curtos e necessita de atenção constante, visto que há um compromisso mensal entre o locador e o locatário. Isso garante um certo controle das parcelas para evitar inadimplência e a atenção quanto a renovação.

4. Crie processos para organizar as tarefas

As rotinas de corretores ou outros funcionários de uma imobiliária são frequentes e se baseiam em atender o cliente e tentar criar uma boa experiência quanto às negociações, sobre o imóvel que ele pretende comprar ou alugar, sempre atentando às necessidades apresentadas pelo freguês.

Com isso, é importante que se criem processos que organizem as tarefas para que tudo flua de forma natural. Você garante que os processos sejam executados de forma ágil, sem gerar dúvidas no cliente, transmitindo segurança e controlando toda a situação.

Para facilitar é aconselhável criar procedimentos escritos e alinhar em reuniões com toda a equipe, assim, todos saberão como conduzir a rotina eliminando possibilidades de dúvidas e passando uma imagem de organização e confiança para os clientes.

5. Melhore o controle da agenda

Um problema que incomoda muito os profissionais, não só do ramo da imobiliária, mas também de outros segmentos, é a falta de tempo. Ele acaba impactando muito na gestão de imóveis. Sendo assim, é essencial que você saiba equilibrar e manter o controle sobre a agenda da sua imobiliária.

Com esse controle é possível que todas as tarefas sejam feitas no momento certo, atendendo a todos os clientes, sempre priorizando aqueles que têm mais urgência. E principalmente, garantir que uma ação iniciada seja concluída.

Para isso, delegue tarefas para os funcionários, crie um planejamento como já foi falado no item anterior e faça a atualização dessa agenda diariamente, pois, assim, você estará ciente de tudo o que precisa ser feito naquele dia.

6. Faça uso de softwares e aplicativos

Existem aplicativos e programas que podem auxiliar bastante na gestão de uma imobiliária. Eles são capazes de organizar documentos dos clientes de forma categórica, criam listas de atividades diárias e ainda possibilitam maior produtividade, porque as tarefas são executadas de forma facilitada.

Às vezes algumas tarefas realizadas de forma manual ou apenas com planilhas não são suficientes para dar conta de toda a demanda, então o investimento em tecnologia otimiza todos os processos da empresa, além da administração.

A tecnologia proporciona benefícios incríveis para organizar e facilitar a rotina de processos relacionados à locação e venda, tanto para proprietários, inquilinos e imobiliárias que certamente oferecem mais rapidez nas negociações, além de menores taxas. Ou seja, utilizar softwares e plataformas digitais é uma ótima opção.

7. Formalize as negociações

As tratativas de um negócio imobiliário devem estar bem claras e específicas e apresentar por escrito no contrato os direitos e deveres do inquilino e do locatário. As informações devem ser minuciosamente analisadas e todos os detalhes listados.

A melhor forma de garantir que não aconteçam imprevistos e surpresas desagradáveis é formalizar a negociação, para que tudo saia conforme o planejado e especificado com as devidas assinaturas.

8. Preveja a inadimplência

A inadimplência é um grande complicador para qualquer empreendimento, por esse motivo é importante identificar situações que possam levar a esse problema. A gestão imobiliária deve considerar esse fator e buscar meios para evitá-lo.

Para tanto, realize análise de crédito e histórico financeiro dos possíveis clientes e busque condições para atendê-los da melhor forma possível e que evite a inadimplência. Os softwares de gestão oferecem serviços eficientes para auxiliar nessa tarefa.

Algumas estratégias são bem-vindas para reduzir o impacto da inadimplência no financeiro da empresa, como manter contato e enviar lembretes de vencimento das parcelas, desenvolver um canal de comunicação para renegociação de dívidas e facilitar a emissão de segunda via de boletos.

9. Faça análises frequentes do mercado

Não é novidade que o mercado é instável e pode variar bastante influenciado por diversos fatores. Por esse motivo é crucial estar atento as mudanças e a como o seu negócio reagirá a elas.

É indicado realizar análises frequentes no mercado para identificar as melhores estratégias, para garantir o crescimento do empreendimento, saber exatamente onde investir e o que exatamente o público-alvo procura.

10. Economize cortando gastos supérfluos

Muitos gastos em uma imobiliária são considerados supérfluos e devem ser evitados para ter uma gestão de imóveis eficaz. É preciso eliminar desperdícios e controlar detalhadamente as atividades para ter o máximo de economia possível.

Essa tarefa consiste em verificar e revisar as atividades e processos que geram custos, analisar como podem ser reduzidos, e identificar os gastos não obrigatórios ou que não oferecem resultados significativos para a empresa. Algumas ações que contribuem muito são:

  • reduzir o consumo de água e energia;
  • otimizar o deslocamento para visitas a imóveis;
  • utilizar ferramentas digitais e redes sociais para divulgação;
  • utilizar softwares de gestão imobiliária.

Por fim, é importante ressaltar que a imobiliária deve prestar total atenção ao cliente em todo o atendimento, sempre tentando atender às necessidades e mostrando imóveis que conversem com a realidade dele.

Acompanhe adequadamente os processos de locação, dando suporte ao locatário, e não descuide do comprador no pós-venda, para saber se ele está adaptado e se deu tudo certo com a compra.

Gostou de aprender um pouco mais sobre como realizar uma boa gestão de imóveis? Ficou interessado em ver mais conteúdos como esse? Não deixe de ler sobre como se destacar em meio à concorrência no mercado imobiliário e fique ainda mais bem informado!


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